成都文理学院学生档案管理办法
发布时间：
2023-11-03
第一章 总则
第一条 为加强学生档案管理工作的规范化、制度化建设,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》、《四川省普通高等学校学生档案管理办法》（川教[2007]26号）以及其他有关学生管理工作的政策、规定，结合我校实际情况，制定本办法。
第二条 学生档案是反映学生个人经历和德、智、体等各方面表现的各种文件材料。档案管理的有关人员和接收、转递、查阅、保管、派遣等环节必须贯彻执行党和国家有关档案保密工作的法规和制度，严密保管，确保学生档案的完整、准确与安全。
第三条 档案管理实行按阶段归口、二级学院和相关职能部门密切配合的管理制度，分工及流转过程如下：
（一）招生就业处：负责按当年录取新生名册接收、清点、分发邮寄至招生就业处的学生高中档案，并于新生入学当年12月份和次年4月份移交至二级学院学生工作办公室。
（二）校长办公室：负责将寄至校长办公室的零散档案登记造册后移交招生就业处，招生就业处接收档案后按本条第一点处理。
（三）二级学院学生工作办公室：接收、清点、登记学生自带档案。新生辅导员按实际报到和注册情况到招办领取、整理学生档案（对无高中档案的学生要求在规定时间内补齐或填写无档案说明（须学生本人签字））；将与“在册学生人数”相符的档案连同明细于入学年份的12月底前交学生工作部办公室统一保管。
毕业生辅导员在毕业年份的3、4月到学工部办公室领取应届毕业生的高中档案，充实其大学期间的档案内容；按学校招生就业处要求整理档案派遣信息，在学生毕业时将档案移交至招生就业处；各学院负责辅导员离职时档案的清点和接收。
（四）团委：对收到的团学相关档案整理造册并分发至相应辅导员。
（五）学生工作部办公室：负责集中保管全日制本、专科学生的档案，对各二级学院交付的档案予以清点；负责档案的规范调阅及休、退学、转专业等学生的档案转递。
（六）招生就业处：负责应届毕业生的档案收集和派遣工作以及毕业生档案派遣后的档案查询工作。
第二章 归档范围
第四条 学生在校学习期间应该归档的材料包括以下内容：
（一）学生入学材料：中学生（高中）毕业生登记表1份、普通高校招生考生志愿信息表1份、普通高校招生考生体格检查表1份、普通高校招生考生报名登记表1份。
（二）大学期间档案：入学体检表1份、《成都文理学院学生登记表》1份、成都文理学院学生行为量化测评表（普通本科：五年制8份、四年制6份，专科4份，专升本2份）。
（三）学生成绩材料：学生成绩表（教务处提供）1份、实习鉴定表1份、学士学位证明（本科，教务处提供）1份。
（四）奖励材料：省（校）级优秀大学毕业生登记表1份。
（五）违纪处分材料：学生触犯国家法律、违反学校管理规定被予以纪律处分的处理决定。
（六）组织发展材料：加入中国共产党、共青团或民主党派的组织审批材料。
（七）毕业材料：《高等学校毕业生登记表》1份、报到证1份（招生就业处提供）、户口迁移证1份（后勤保卫处提供）。
（八）其它可供学校及社会录用人才时参考的材料。
第三章 归档要求
第五条 所有归档材料必须是有关手续完结的最终材料。
第六条 归档材料必须完整、真实。个人文字材料必须有本人签字。凡规定由有关部门审查盖章的材料，相关部门必须加盖公章。
第七条 上交归档材料前，有关单位应标明学生的层次、专业，并按学号顺序排列；材料装入档案袋之前，要认真核对，保证档案材料不错装、漏装。归档材料交接时，交接双方经办人要履行签字手续，注明承办单位及时间。
第八条 各类材料只能用黑色钢笔或签字笔书写，文字要清晰。
第九条 如归档材料不符合归档要求，档案接收部门有权退回，由送交单位按要求重新组织办理。
第四章 档案的查阅
第十条 查阅和借用学生档案，应遵守以下规定：
（一）本校各学院和相关部门如因工作需要查阅学生档案，应经所在单位负责人批准，并写明查阅内容，方可查阅。任何个人不得查阅本人及其亲属的档案。
（二）外单位查阅本校学生档案，要凭查档介绍信，经学校领导和档案管理负责人批准方可查阅。
（三）学生档案原则上不外借，确因特殊情况必须借出使用的，要经学校领导和档案管理负责人批准。办理借出手续时应注明归还日期并保证按期归还。
（四）查阅档案时，必须遵守阅档规定和保密制度；严禁涂改、圈划、批注、抽取、撤换档案材料；不得泄露或擅自向外公布档案内容，不得擅自摘记、复制、拍摄档案内容。
（五）学生个人不能查阅自己的档案材料。
第十一条 档案查阅人必须按规定履行查阅登记手续，并注明查阅事由。
第五章 档案的转递
第十二条 毕业生档案的去向由各二级学院提供（学生改派需及时通知招生就业处），学生档案的转递工作由学校招生就业处负责办理，转递工作按照当年上级部门要求执行，不得由学生本人自带。必要时，学校可派专人送达。
第十三条 其他学生的档案，执行如下规定：
（一）未按规定的时间报到入学或经审查不符合录取条件被取消入学资格的新生，其档案由学工办登记造册后于新生入学当年12月份退回招生就业处，再由招生就业处退回生源地招生管理部门。
（二）因退学、开除学籍或死亡的学生档案，学生工作部办公室代为保管的期限为2年，学生本人或其家人应在2年内开具调档函至学校，由学生工作部办公室或二级学院学生工作办公室寄往其要求的有档案接收资格的单位。
（三）休学、办理保留学籍的学生，在办完相关手续后，其档案可暂存学生工作部档案保管室，保管期满按规定由学生工作部办公室（或二级学院学生工作办公室）寄往生源地教育管理部门（或凭盖章的调档函寄发至其要求的有接收档案资格的单位）。
（四）复学、转专业学生的档案由学生工作部办公室负责内部移交。
（五）转入学生的档案，由转出学校及时寄至学生工作部办公室或由经办人员及时送交学生工作部办公室。
（六）学生在受刑事处分和劳动教养期间，其档案由学校学生档案管理部门保管，刑满释放、解除劳教或重新就业的，档案即按有关规定转入其所在单位或居住地的人事部门保管。
（七）学生出国不归、失踪、逃亡，其档案仍由学校学生工作部办公室保管。
（八）校内专升本学生档案由毕业班辅导员按照教务处提供的专升本学生名单将毕业生档案装袋完毕后移交至学生工作部办公室，按时报到学生按照本办法第三条第五点处理，未报到学生按照应届毕业生档案移交学校招生就业处。
学生档案在转递过程中，必须有专人负责办理档案转递登记手续。对转入、转出的档案，经核对无误后由经办人填写《档案转递单》并签名。
第十四条 毕业生档案在寄出前，各二级学院须认真检查归档材料是否完整，避免漏装；装档要认真核对材料与本人姓名是否相符，避免错装；招生就业处应将毕业生档案寄往的地址和单位告知毕业生本人或提供便利的查询方式，以便于学生查询档案去向。
第十五条 招生就业处要逐一审查档案寄往的地址是否准确，寄往单位是否具有接收档案的资格，以免错寄或遗失。
第六章 附 则
第十六条 未经批准，任何单位和个人不得私自扣留、截留学生档案。
第十七条 本办法由学生工作部办公室负责解释。
第十八条 如因归档不及时或档案错装、遗漏给学生带来不良影响，应追究相关人员责任。
第十九条 本办法适用于学校全日制本专科学生。
第二十条 本办法自发布之日起施行。
第一条 为加强学生档案管理工作的规范化、制度化建设,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》、《四川省普通高等学校学生档案管理办法》（川教[2007]26号）以及其他有关学生管理工作的政策、规定，结合我校实际情况，制定本办法。
第二条 学生档案是反映学生个人经历和德、智、体等各方面表现的各种文件材料。档案管理的有关人员和接收、转递、查阅、保管、派遣等环节必须贯彻执行党和国家有关档案保密工作的法规和制度，严密保管，确保学生档案的完整、准确与安全。
第三条 档案管理实行按阶段归口、二级学院和相关职能部门密切配合的管理制度，分工及流转过程如下：
（一）招生就业处：负责按当年录取新生名册接收、清点、分发邮寄至招生就业处的学生高中档案，并于新生入学当年12月份和次年4月份移交至二级学院学生工作办公室。
（二）校长办公室：负责将寄至校长办公室的零散档案登记造册后移交招生就业处，招生就业处接收档案后按本条第一点处理。
（三）二级学院学生工作办公室：接收、清点、登记学生自带档案。新生辅导员按实际报到和注册情况到招办领取、整理学生档案（对无高中档案的学生要求在规定时间内补齐或填写无档案说明（须学生本人签字））；将与“在册学生人数”相符的档案连同明细于入学年份的12月底前交学生工作部办公室统一保管。
毕业生辅导员在毕业年份的3、4月到学工部办公室领取应届毕业生的高中档案，充实其大学期间的档案内容；按学校招生就业处要求整理档案派遣信息，在学生毕业时将档案移交至招生就业处；各学院负责辅导员离职时档案的清点和接收。
（四）团委：对收到的团学相关档案整理造册并分发至相应辅导员。
（五）学生工作部办公室：负责集中保管全日制本、专科学生的档案，对各二级学院交付的档案予以清点；负责档案的规范调阅及休、退学、转专业等学生的档案转递。
（六）招生就业处：负责应届毕业生的档案收集和派遣工作以及毕业生档案派遣后的档案查询工作。
第二章 归档范围
第四条 学生在校学习期间应该归档的材料包括以下内容：
（一）学生入学材料：中学生（高中）毕业生登记表1份、普通高校招生考生志愿信息表1份、普通高校招生考生体格检查表1份、普通高校招生考生报名登记表1份。
（二）大学期间档案：入学体检表1份、《成都文理学院学生登记表》1份、成都文理学院学生行为量化测评表（普通本科：五年制8份、四年制6份，专科4份，专升本2份）。
（三）学生成绩材料：学生成绩表（教务处提供）1份、实习鉴定表1份、学士学位证明（本科，教务处提供）1份。
（四）奖励材料：省（校）级优秀大学毕业生登记表1份。
（五）违纪处分材料：学生触犯国家法律、违反学校管理规定被予以纪律处分的处理决定。
（六）组织发展材料：加入中国共产党、共青团或民主党派的组织审批材料。
（七）毕业材料：《高等学校毕业生登记表》1份、报到证1份（招生就业处提供）、户口迁移证1份（后勤保卫处提供）。
（八）其它可供学校及社会录用人才时参考的材料。
第三章 归档要求
第五条 所有归档材料必须是有关手续完结的最终材料。
第六条 归档材料必须完整、真实。个人文字材料必须有本人签字。凡规定由有关部门审查盖章的材料，相关部门必须加盖公章。
第七条 上交归档材料前，有关单位应标明学生的层次、专业，并按学号顺序排列；材料装入档案袋之前，要认真核对，保证档案材料不错装、漏装。归档材料交接时，交接双方经办人要履行签字手续，注明承办单位及时间。
第八条 各类材料只能用黑色钢笔或签字笔书写，文字要清晰。
第九条 如归档材料不符合归档要求，档案接收部门有权退回，由送交单位按要求重新组织办理。
第四章 档案的查阅
第十条 查阅和借用学生档案，应遵守以下规定：
（一）本校各学院和相关部门如因工作需要查阅学生档案，应经所在单位负责人批准，并写明查阅内容，方可查阅。任何个人不得查阅本人及其亲属的档案。
（二）外单位查阅本校学生档案，要凭查档介绍信，经学校领导和档案管理负责人批准方可查阅。
（三）学生档案原则上不外借，确因特殊情况必须借出使用的，要经学校领导和档案管理负责人批准。办理借出手续时应注明归还日期并保证按期归还。
（四）查阅档案时，必须遵守阅档规定和保密制度；严禁涂改、圈划、批注、抽取、撤换档案材料；不得泄露或擅自向外公布档案内容，不得擅自摘记、复制、拍摄档案内容。
（五）学生个人不能查阅自己的档案材料。
第十一条 档案查阅人必须按规定履行查阅登记手续，并注明查阅事由。
第五章 档案的转递
第十二条 毕业生档案的去向由各二级学院提供（学生改派需及时通知招生就业处），学生档案的转递工作由学校招生就业处负责办理，转递工作按照当年上级部门要求执行，不得由学生本人自带。必要时，学校可派专人送达。
第十三条 其他学生的档案，执行如下规定：
（一）未按规定的时间报到入学或经审查不符合录取条件被取消入学资格的新生，其档案由学工办登记造册后于新生入学当年12月份退回招生就业处，再由招生就业处退回生源地招生管理部门。
（二）因退学、开除学籍或死亡的学生档案，学生工作部办公室代为保管的期限为2年，学生本人或其家人应在2年内开具调档函至学校，由学生工作部办公室或二级学院学生工作办公室寄往其要求的有档案接收资格的单位。
（三）休学、办理保留学籍的学生，在办完相关手续后，其档案可暂存学生工作部档案保管室，保管期满按规定由学生工作部办公室（或二级学院学生工作办公室）寄往生源地教育管理部门（或凭盖章的调档函寄发至其要求的有接收档案资格的单位）。
（四）复学、转专业学生的档案由学生工作部办公室负责内部移交。
（五）转入学生的档案，由转出学校及时寄至学生工作部办公室或由经办人员及时送交学生工作部办公室。
（六）学生在受刑事处分和劳动教养期间，其档案由学校学生档案管理部门保管，刑满释放、解除劳教或重新就业的，档案即按有关规定转入其所在单位或居住地的人事部门保管。
（七）学生出国不归、失踪、逃亡，其档案仍由学校学生工作部办公室保管。
（八）校内专升本学生档案由毕业班辅导员按照教务处提供的专升本学生名单将毕业生档案装袋完毕后移交至学生工作部办公室，按时报到学生按照本办法第三条第五点处理，未报到学生按照应届毕业生档案移交学校招生就业处。
学生档案在转递过程中，必须有专人负责办理档案转递登记手续。对转入、转出的档案，经核对无误后由经办人填写《档案转递单》并签名。
第十四条 毕业生档案在寄出前，各二级学院须认真检查归档材料是否完整，避免漏装；装档要认真核对材料与本人姓名是否相符，避免错装；招生就业处应将毕业生档案寄往的地址和单位告知毕业生本人或提供便利的查询方式，以便于学生查询档案去向。
第十五条 招生就业处要逐一审查档案寄往的地址是否准确，寄往单位是否具有接收档案的资格，以免错寄或遗失。
第六章 附 则
第十六条 未经批准，任何单位和个人不得私自扣留、截留学生档案。
第十七条 本办法由学生工作部办公室负责解释。
第十八条 如因归档不及时或档案错装、遗漏给学生带来不良影响，应追究相关人员责任。
第十九条 本办法适用于学校全日制本专科学生。
第二十条 本办法自发布之日起施行。
