一、范围

　　本标准规定了应作为文书档案保存的归档文件整理原则和方法。适用于学校各单位，其他门类档案可以参照执行。

二、整理原则

　　(一)归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。

　　(二)归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利用。

　　(三)归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。

三、整理要求

　　(一)组件(件的组织)

　　1.件的构成

　　归档文件一般以每份文件为一件。正文、附件为一件；文件正本与定稿(包括法律法规等重要文件的历次修改稿)为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册(本)为一件(作为文件附件时除外)；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文(请示与批复、报告与批示、函与复函等)一般独立成件，也可为一件。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。

　　2.件内文件排序

　　归档文件排序时，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本在前，定稿居中，发文稿纸在后。

　　(二)分类

　　学校归档文件统一按年度分类。跨年度一般应以文件签发日期为准。对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期判定所属年度。跨年度形成的会议文件归入闭幕年。跨年度办理的文件归入办结年。当形成年度无法考证时，年度为其归档年度，并在附注项加以说明。

四

　　(一)归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列。

　　(二)同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列。

　　(三)会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

五、编号

　　(一)归档文件应依分类方案和排列顺序编写档号。档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。

　　(二)档号的结构参照《成都文理学院档案实体分类及编号方案》相关规定编制。

　　(三)归档文件应在首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。

　　(四)归档章由档号、件号、页号三部分组成。归档章中档号通档案编号一致，件号、页号用阿拉伯数字标识。

六、编目

　　(一)归档文件应依据档号顺序编制归档文件目录。编目应准确、详细，便于检索。

　　(二)归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，对复文的编目应体现来文内容。归档文件目录设置序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目。

　　1.序号：填写归档文件顺序号。

　　2.档号：档号按照编号编制。

　　3.文号：文件的发文字号。没有文号的，不用标识。

　　4.责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。

　　5.题名：文件标题。

　　6.日期：文件的形成时间，以国际标准日期表示法标注年月日，如20170101。

　　7.密级：文件密级按文件实际标注情况填写。没有密级的，不用标识。

　　8.页数：每一件归档文件的页面总数。文件中有图文的页面为一页。

　　9.备注：注释文件需说明的情况。

　　(三)归档文件目录推荐由系统生成或使用电子表格进行编制。目录表格采用A4幅面，页面宜横向设置。

七、纸质归档文件的修整、装订、编页、装盒和排架

　　(一)修整

　　1.归档文件装订前，应对不符合要求的文件材料进行修整。

　　2.归档文件已破损的，应予以修复；字迹模糊或易退变的，应予复制。

　　3.归档文件应按照保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。

　　4. 对于幅面过大的文件，应在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠。

　　(二)装订

　　1.归档文件一般以件为单位装订。归档文件装订应牢固、安全、简便，做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整，有利于归档文件的保护和管理。装订应尽量减少对归档文件本身影响，原装订方式符合要求的，应维持不变。

　　2.用于装订的材料，不能包含或产生可能损害归档文件的物质。不使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等装订材料进行装订。

　　3.页数较少的，使用使用不锈钢订书钉法；文件较厚的，宜使用“三孔一线”装订。

　　4. 永久保管的归档文件，不使用不锈钢夹或封套装订。

　　5. 定期保管的、需要向综合档案馆移交的归档文件，装订方式按照装订要求执行。定期保管的、不需要向综合档案馆移交的归档文件，也可以使用不锈钢夹或封套装订。

　　(三)编页

　　1.纸质归档文件一般应以件为单位编制页码。

　　2.页码应逐页编制，宜分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。

　　3. 文件材料已印制成册并编有页码的；拟编制页码与文件原有页码相同的，可以保持原有页码不变。

　　(四)装盒

　　将归档文件按顺序装入档案盒，并填写档案盒盒脊及备考表项目。不同年度、机构(问题)、保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒。

　　1.卷内目录置于盒内文件之上，项目包括档号、序号、文件编号、责任者、文件题目、日期、页数、备注。(见下图)

　　2.卷内备考表至于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、立卷人、立卷日期、检查人、检查日期。(见下图)

　　(1)盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

　　(2)立卷人：负责整理归档文件的人员签名或签章。

　　(3)立卷日期：归档文件整理完成日期。

　　(4)检查人：负责检查归档文件整理质量的人员签名或签章。

　　(5)检查日期：归档文件检查完毕的日期。

　　(五)排架

　　1.归档文件整理完毕装盒后，上架排列方法应与本单位归档文件分类方案一致，排架方法应避免频繁倒架。

　　2.归档文件按年度—档案号分类的，库房排架时，每年形成的档案按档案号序列依次上架，便于实体管理。

八、归档电子文件的整理要求

　　归档电子文件组件(件的组织)、分类、排列、编号、编目，应符合本《规则》的规定。