一、党群类 DQ

DQ11 党务综合（归档单位：党委办公室）

序号

类目名称

保管期限

1

上级党组织有关党的建设文件材料（针对本校的，为永久保存）

永久

2

学校党代会材料：

永久

（1）大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、重要照片、录音、录像、大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单；候选人登记表和情况介绍、大会选举办法、选举结果和上级批复等。

（2）提案及办理情况；会议简报、会议情况、反映记录小组会议记录等。

（3）参考文件，工作人员名单，工作证、代表证、列席证、选票式样。

3

党委会、党委扩大会、书记院长碰头会、党委（总支）书记会、党委中心组会议记录、纪要、决议及讨论的文件。

永久

4

党委工作计划、报告（包括调查报告）、总结（包括经验总结）

永久

5

党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知

永久

6

以党委名义召开的工作会议材料

永久

7

校党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料

永久

8

党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿

永久

9

党委工作简报等

永久

10

党群系统启用印章的文件和印模

永久

11

党群系统重要统计材料

永久

12

党委各部、委、总支报党委的工作计划、总结、报告、请示及批复

30 年

13

党委保密、秘书工作的有关文件

30 年

14

党委与有关机关联系、协商工作的来往文件

30 年

15

党委、总支直属支部工作计划、总结、重要报告、经验介绍、调查材料、会

30 年

议记录、统计表

16

党委、总支直属支部建党工作及有关材料

30 年

17

党委、总支直属支部人员奖励及有关材料

30 年

18

所有归档文件材料的电子版，相关工作过程中产生的有参考价值和凭证作用的图片、视频、录音等资料的电子版

永久

DQ12 纪检（归档单位：党委办公室）

序号

类目名称

保管期限

1

纪委工作计划、报告、总结、调查材料、请示及批复文件和重要统计

永久

2

上级关于纪检工作的文件（针对本校的，为永久保存）

30 年

3

纪委会议记录

30 年

4

党员处分、复查、撤销等材料

30 年

5

群众来信、来访及处理意见

10 年

6

所有归档文件材料的电子版，相关工作过程中产生的有参考价值和凭证作用的图片、视频、录音等资料的电子版

永久

DQ13 组织（归档单位：党委办公室）

序号

类目名称

保管期限

1

组织工作统计材料

永久

2

干部任免、调动、离任的报告、决定、批复、通知等（包括上级批准的，要附呈报表）

永久

3

学校组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料

永久

4

组织机构设置、变动的报告、决定、批复、通知

永久

5

党费收、缴、开支情况统计、凭证

永久

6

上级关于组织工作的指示、决定、通知、简报（针对本校的，为永久保存）

30 年

7

表彰先进的材料

30 年

8

落实政策的有关材料

30 年

9

党委、总支、支部改选报告、审批材料

30 年

10

党委、各总支、支部委员、党员名册

30 年

11

发展新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的文件材料和名册

30 年

12

党校工作材料

30 年

13

学校在上级召开的组织工作会议上的典型发言

30 年

14

所有归档文件材料的电子版，相关工作过程中产生的有参考价值和凭证作用的图片、视频、录音等资料的电子版

永久

DQ14 宣传、教育（归档单位：党委办公室）

序号

类目名称

保管期限

1

学校宣传工作的计划、决定、报告、通知和总结

永久

2

反映学校重大活动、重要人物的剪报、照片、录音、录像材料

永久

3

学校各单位宣传刊物

永久

4

上级关于宣传工作的文件（针对本校的，为永久保存）

30 年

5

宣传部门工作职责、规章制度

30 年

6

学校宣传工作会议记录等材料

30 年

7

学校理论学习的决定、通知、计划、总结

30 年

8

教职工政治思想工作动态及调查材料

30 年

9

所有归档文件材料的电子版，相关工作过程中产生的有参考价值和凭证作用的图片、视频、录音等资料的电子版

永久

DQ15 统战（归档单位：党委办公室）

序号

类目名称

保管期限

1

学校统战工作计划、决定、报告、通告、总结

永久

2

统战工作情况调查、统计报表

永久

3

上级关于统战工作的文件（针对本校的，为永久保存）

30 年

4

台、港、澳和侨务工作材料

30 年

5

各民主党派成员和负责人名册及有关材料

30 年

6

统战工作重要会议记录

30 年

7

所有归档文件材料的电子版，相关工作过程中产生的有参考价值和凭证作用的图片、视频、录音等资料的电子版

永久

DQ16 工会（归档单位：党委办公室）

序号

类目名称

保管期限

1

学校工会工作计划、报告、决定、总结、统计材料

永久

2

上级有关工会工作的文件（针对本校的，为永久保存）

30 年

3

会员代表大会的有关文件（通知、名单、报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言、会议记录等材料）

30 年

4

表彰工会先进集体、个人的材料（校级、向上级申报材料及上级批文）

30 年

5

处分会员的有关材料

30 年

6

工会会议记录、纪要

30 年

7

教职工代表大会材料

30 年

8

基层工会干部、会员名册

30 年

9

所有归档文件材料的电子版，相关工作过程中产生的有参考价值和凭证作用的图片、视频、录音等资料的电子版

永久

DQ17 团委（归档单位：学生工作部。各分团委档案材料按学生工作部要求执行，由学生工作部统一收集）

序号

类目名称

保管期限

1

团委工作计划、报告、总结和规章制度、统计材料

永久

2

学校团代会文件（通知、名单、报告、决议、选举结果、讲稿、大会发言和大会通过的文件）

永久

3

学校学生代表大会文件（通知、名单、报告、决议、选举结果、领导讲话、

永久

大会发言和文件）

4

校庆工作材料

永久

5

上级关于共青团的工作文件（针对本校的，为永久保存）

30 年

6

团委工作典型的材料

30 年

7

表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料

30 年

8

处分团员的材料及复查材料

30 年

9

入团、离团的材料及名册

30 年

10

团干部、团员名册

30 年

11

团委会议记录、纪要、简报等材料

30 年

12

学生会文件、材料

30 年

13

学生组织参与的各种学会、社团的材料

30 年

14

团委牵头进行的重大活动的有关材料、照片

30 年

15

社会活动、勤工俭学、社会实践的有关材料、照片

30 年

16

学生运动会材料

30 年

17

校友工作材料

30年

18

所有归档文件材料的电子版，相关工作过程中产生的有参考价值和凭证作用的图片、视频、录音等资料的电子版

永久

DQ18 学生事务（归档单位：学生工作部。各二级学院学生事务档案材料按学生工作部要求执行，由学生工作部统一收集）

序号

类目名称

保管期限

1

学校有关学生思想政治工作的决定、通知、条例

永久

2

学生工作部门工作计划、报告、总结

永久

3

上级有关学生思想政治工作的文件（针对本校的，为永久保存）

30 年

4

学生思想政治工作典型调查材料和统计

30 年

5

关于学生政治工作队伍的选拔、管理文件

30 年

6

各二级学院学生工作人员名单

30 年

7

学生心理教育、心理咨询文件材料

30 年

8

学生素质教育：计划、大纲、课表、教案、试题、总结

30 年

9

学生素质教育成绩

30 年

10

军训综合管理及统计材料

30 年

11

入学教育系列材料

30 年

12

学生综合素质测评成绩统计总表

30 年

13

学生事务综合文件材料：学生管理文件

30 年

学生退宿走读、公寓管理材料

10 年

班会记录，课堂考勤

10 年

学生安全告知书

10 年

14

贫困生资助、助学借款、优秀贫困生奖金、政府奖学金等综合统计及管理材料

30 年

贫困申请、家庭经济情况调查、贫困认定等学生个人材料

10 年

15

禁毒防艾、形势与政策、学生心得

10 年

16

学生谈话记录

10 年

17

学生军训个人材料

10 年

18

告学生家长书及反馈

10 年

19

所有归档文件材料的电子版，相关工作过程中产生的有参考价值和凭证作用的图片、视频、录音等资料的电子版

永久

二、行政类 XZ

XZ11 行政综合（归档单位：校长办公室、综合评估处）

序号

类目名称

保管期限

1

学校教育事业规划、计划及上级批复

永久

2

全校性的规章制度

永久

3

学校年度工作计划、报告、总结

永久

4

校长办公会、党政联席会议、工作例会会议记录、纪要

永久

5

学年报表及综合统计

永久

6

启用印章的文件及印模

永久

7

学校与外单位签定的各种合同、协议等

永久

8

学校历史沿革、情况介绍

永久

9

学校大事记、简报、信息、动态

永久

10

校史工作材料

永久

11

学校评估材料

永久

12

上级有关高校行政管理的综合性文件（针对本校的，为永久保存）

30 年

13

校领导在会上的重要讲话和参加校外会议发言稿

30 年

14

全校性的工作会议、座谈会文件

30 年

15

学校向上级的请示及其批复

30 年

16

学校各单位的请示及学校的批复（分类立卷）

30 年

17

有关全校性工作的调查材料和经验总结

30 年

18

群众来信来访文件材料

30 年

19

各单位工作计划、总结等材料

30 年

20

上级有关与本校及各单位的来文

30 年

21

普选工作材料

10 年

22

所有归档文件材料的电子版，相关工作过程中产生的有参考价值和凭证作用的图片、视频、录音等资料的电子版

永久

XZ12 人事（归档单位：人事处）

序号

类目名称

保管期限

1

学校人事工作的规章制度

永久

2

人事工作计划、报告总结、调查材料、会议记录

永久

3

关于机构、编制规划、计划报告及上级批复

永久

4

关于校内机构设置、变化的文件材料

永久

5

人事部门权限内的干部任免文件及名册（一式二份，另存一份到个人档案）

永久

6

师资培养、管理工作计划、规定、总结

永久

7

人事统计报表

永久

8

教职工名册（分单位的总册、分类名册）登记表

永久

9

上级机关有关人事工作的文件（针对本校的，为永久保存）

30 年

10

表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料

30 年

11

处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料

30 年

12

教职工动态月报

30 年

13

教师进修计划、安排、总结

30 年

14

教师业务考核材料（一式二份，另存一份到个人档案）

30 年

15

二级学院、教研室、研究室正副职名册

30 年

16

教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级批复（按类立卷，要求附审批表）（一式二份，另存一份到个人档案）

30 年

17

教职工工资调整材料、名册

30 年

18

教职工转正定级材料（一式二份，另存一份到个人档案）

30 年

19

教职工校内调动材料

30 年

20

教职工的录用、调入的有关材料（包括转移行政、工资关系介绍信）

30 年

21

教职工调出的有关材料（包括转移行政、工资关系介绍信存根

30 年

22

教职工援外和支援边远地区材料

30 年

23

教职工退职、离职和出国的有关材料

30 年

24

教职工离休、退休及有关荣誉证书授予工作的材料

30 年

25

教职工退休后重新工作的材料

30 年

26

教职工福利工作

30 年

27

教职工商调函件

30 年

28

职工社保、医保方面的文件、材料、报表等

30 年

29

所有归档文件材料的电子版，相关工作过程中产生的有参考价值和凭证作用的图片、视频、录音等资料的电子版

永久

XZ13﹒1 监察（归档单位：党委办公室）

序号

类目名称

保管期限

1

上级有关监察工作的文件（针对本校的，为永久保存）

30 年

2

学校监察工作方面的规章制度

30 年

3

监察工作计划、总结、调查报告

30 年

4

监察工作统计年报及重要报表

30 年

5

群众来信来访及处理意见

30 年

6

所有归档文件材料的电子版，相关工作过程中产生的有参考价值和凭证作用的图片、视频、录音等资料的电子版

永久

XZ13﹒2 审计（归档单位：财务处）

序号

类目名称

保管期限

1

上级有关审计工作的文件（针对本校的，为永久保存）

30 年

2

学校审计工作方面的规章制度

30 年

3

学校审计报告

30 年

4

所有归档文件材料的电子版，相关工作过程中产生的有参考价值和凭证作用的图片、视频、录音等资料的电子版

永久

XZ14 保卫（归档部门：后勤保卫处）

序号

类目名称

保管期限

1

学校治安保卫工作规章制度

永久

2

治安保卫工作计划、总结、报告、调查材料、统计报表

永久

3

学校师生户口迁入审批资料、师生户口迁出资料、师生户口登记表、统计报表

永久

4

上级有关治安保卫工作的文件（针对本校的，为永久保存）

30 年

5

师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复、判决书

30 年

6

师生员工案件的平反、复查处理结论及上级的批复

30 年

7

要害部门、地区的治安保卫、消防工作档案及相关材料

30 年

8

全校治安保卫工作记录、对重大隐患解决方案、落实情况及安全措施

30 年

9

复员、转业、退伍军人、军烈属名册和登记表（卡）

30 年

10

保卫工作简报

30 年

11

所有归档文件材料的电子版，相关工作过程中产生的有参考价值和凭证作用的图片、视频、录音等资料的电子版

永久

XZ15 后勤（归档单位：后勤保卫处）

序号

类目名称

保管期限

期限

1

上级有关后勤管理工作的文件（针对本校的，为永久保存）

30 年

2

学校后勤系统管理文件、规章制度汇编

30 年

3

后勤管理和后勤工作计划、调查材料，请示报告与学校或上级的批复

30 年

4

对外签订的后勤工作协议书等

30 年

5

房屋管理、调配使用、转移等的规定、总结等有关文件材料

30 年

6

爱国卫生、医疗、保健工作计划、总结、规定、通知等有关文件材料

30 年

7

防震、防汛、三废治理工作的等有关文件材料

30 年

8

食堂管理、伙食工作的有关文件材料

30 年

9

交通、车辆工作的有关文件材料

30 年

10

校园环保、绿化工作的有关文件材料

30 年

11

所有归档文件材料的电子版，相关工作过程中产生的有参考价值和凭证作用的图片、视频、录音等资料的电子版

永久

XZ16﹒1图书（归档单位：图文信息中心）

序号

类目名称

保管期限

1

上级有关图书工作的文件（针对本校的，为永久保存）

30 年

2

学校图书工作规章制度

30 年

3

图书工作计划、报告、总结

30 年

4

图书部门与校外交流的有关材料

30 年

5

所有归档文件材料的电子版，相关工作过程中产生的有参考价值和凭证作用的图片、视频、录音等资料的电子版

永久

XZ16﹒2档案（归档单位：校长办公室）

序号

类目名称

保管期限

1

上级有关档案工作的文件（针对本校的，为永久保存）

30 年

2

学校档案工作规章制度

30 年

3

档案工作计划、报告、总结

30 年

4

所有归档文件材料的电子版，相关工作过程中产生的有参考价值和凭证作用的图片、视频、录音等资料的电子版

永久

XZ17 网络数据信息（归档单位：图文信息中心）

序号

类目名称

保管期限

1

网络数据信息工作建设规划、协议等文件

永久

2

备份服务器系统数据（定期备份）

永久

3

上级有关网络数据信息工作的文件（针对本校的，为永久保存）

30 年

4

学校网络数据信息工作的规章制度

30 年

5

网络信息工作计划、总结、报告

30 年

6

所有归档文件材料的电子版，相关工作过程中产生的有参考价值和凭证作用的图片、视频、录音等资料的电子版

永久

XZ18 教职工个人档案（学校根据需要保存副本或复印件）（归档单位：人事处）

序号

类目名称

保管期限

1

包括以反映教职工本人自然情况、经历、家庭和社会关系等基本情况为主要内容的材料

30 年

2

（1）自传材料

30 年

（2）报告个人有关事项的材料（包括自传和属于自传性质的材料 ）

30 年

3

（1）考察、考核、鉴定材料

30 年

（2）审计材料（包括干部人事管理工作中，组织、人事部门通过各种途径，对干部德能勤绩廉进行调查、评价的材料）

4

（1）学历学位材料

30 年

（2）职业（任职）资格材料

30 年

（3）评（聘）专业技术职务（职称）材料

30 年

（4）反映科研学术水平的材料

30 年

（5）培训材料（包括记载和反映干部学习、技能、科研水平的各种材料 ）

30 年

5

（1）政审材料

30 年

（2）更改或认定姓名、民族、籍贯、国籍、出生日期、入党入团时间、参加工作时间等材料。包括干部审查和干部基本情况更改形成的材料

30 年

6

表彰奖励材料包括对干部给予奖励或表彰的材料

30 年

7

涉法违纪材料

30 年

8

（1）招录、聘用材料（劳动合同入此）

30 年

（2）任免、调动、授衔、军人转业（复员）安置、退（离）休材料

30 年

（3）辞职、辞退、罢免材料

30 年

（4）工资、待遇材料

30 年

（5）出国(境)材料

30 年

9

（1）健康检查和处理工伤事故材料

30 年

（2）治丧材料

30 年

（3）干部人事档案报送、审核工作材料

30 年

（4）其他材料

30 年

XZ19 继续教育管理(归档单位：继续教育学院)

序号

类目名称

保管期限

1

继续教育学院与外单位签订的协议等

永久

2

继续教育学院有关的规章制度、管理方法

永久

3

上级主管机关下达的关于继续教育工作的文件（针对本校的，为永久保存）

30年

4

所有归档文件材料的电子版，相关工作过程中产生的有参考价值和凭证作用的图片、视频、录音等资料的电子版

永久

三、学生类 XS

            学生个人档案（分级按一名学生一个卷宗）（归档单位：学生工作部）                   

序号

类目名称

保管期限

1

高中时期档案(学校保存至学生毕业装档)

保管至学生毕业移交招生就业处邮寄各相关单位

2

新生入学登记表（大学）(学校保存至学生毕业装档)

3

学生在校期间学习成绩总表(学校保存至学生毕业装档)

4

学生在校期间各种奖励材料(学校保存至学生毕业装档)

5

学生在校期间各种处分 (学校保存至学生毕业装档)

6

学生解除处分或撤销处分材料

7

党员材料（入党申请书、志愿书）(学校保存至学生毕业装档)

8

团员材料（入团志愿书）(学校保存至学生毕业装档)

9

毕业生体检表(学生毕业装档)

10

普通大中专学校毕业生登记表(学生毕业装档)

11

普通高等学校本专科毕业生就业报到证

12

其它

四、教学类 JX（各二级学院教学类档案材料按教务处要求执行，由教务处汇总）

JX11 综合（归档单位：教务处）

序号

类目名称

保管期限

3

教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法

永久

4

学校规划、实施计划、有关教学的规章制度、会议记录、调研报告、简报、总结

永久

6

历届学生证、校徽和毕业证书、结业证书的制发及样本

永久

7

统计报表

永久

上级下达的有关教学工作的文件材料（针对本校的，为永久保存）

30 年

学校向上级机关报送的有关教学工作报告、请示与批复文件

30 年

教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料

30 年

8

所有归档文件材料的电子版，相关工作过程中产生的有参考价值和凭证作用的图片、视频、录音等资料的电子版

永久

JX12 学科与实验室建设（归档单位：教务处）

序号

类目名称

保管期限

1

学科、专业、实验室论证、评估、申报、审批材料

永久

2

人才培养目标、培养规格、学生专业技能达标实施方案（人才培养方案）

永久

3

重点、特色学科、专业、实验室建设材料

永久

4

学科、专业、实验室建设统计报表

永久

5

上级有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料（针对本校的，为永久保存）

30 年

6

学科、专业、实验室建设计划、简报、总结材料

30 年

7

所有归档文件材料的电子版，相关工作过程中产生的有参考价值和凭证作用的图片、视频、录音等资料的电子版

永久

JX13 招生（归档单位：招生就业处）

序号

类目名称

保管期限

1

上级有关招生工作的文件材料（针对本校的，为永久保存）

30 年

2

招生计划、规定、生源计划及上级批复

30 年

3

学校每年招生录取标准分数线

30 年

4

新生录取名单

30 年

5

委培、代培、自费生计划、合同及名单

30 年

6

所有归档文件材料的电子版，相关工作过程中产生的有参考价值和凭证作用的图片、视频、录音等资料的电子版

永久

JX14 学籍管理（归档单位：教务处、学生工作部）

序号

类目名称

保管期限

1

新生入学登记表

永久

2

学生学籍卡片

永久

3

学生成绩总册

永久

4

在校学生名册

永久

5

学生学籍变更材料（升级、留级、休学、复学、转学、退学）

永久

6

学生照片及毕业集体照（电子）及对应的姓名表

永久

7

学生处分材料

30 年

8

学生奖励材料（奖学金、优秀学生、先进班级）

30 年

9

所有归档文件材料的电子版，相关工作过程中产生的有参考价值和凭证作用的图片、视频、录音等资料的电子版

永久

JX15 课堂教学与教学实践（归档单位：教务处）

序号

类目名称

保管期限

1

各专业教学计划、教学大纲

永久

2

课程建设要求及安排、校历表、课表

永久

3

课堂教学综合管理文件

30 年

4

教研室管理制度，听评课、教学观摩、教法研究等活动记录

30 年

5

教师调、停课材料，工作量统计

10 年

6

考试材料：考试制规定、考试情况记录，监考巡视记录

10 年

7

教学实习、生产实习计划、总结及有关材料

10 年

8

社会调查、社会实践计划、总结及有关材料

10 年

9

所有归档文件材料的电子版，相关工作过程中产生的有参考价值和凭证作用的图片、视频、录音等资料的电子版

永久

JX16 学位（归档单位：教务处）

序号

类目名称

保管期限

1

学位委员会授予各层次学位清册

永久

2

学校学位评定条例、办法及计划、总结

30 年

3

学位委员会会议记录、决定

30 年

4

上级有关学位工作文件材料（针对本校的，为永久保存）

30 年

5

学位论文及评审材料

30 年

6

所有归档文件材料的电子版，相关工作过程中产生的有参考价值和凭证作用的图片、视频、录音等资料的电子版

永久

JX17 毕业生（归档单位：招生就业处、教务处）

序号

类目名称

保管期限

1

毕业生就业方案及调配派遣名册

永久

毕业生名册

永久

2

上级有关毕业生就业的文件材料（针对本校的，为永久保存）

30 年

3

毕业生工作计划、总结

30 年

4

毕业生供需统计、就业率

30 年

5

毕业证、派遣（报到）证存根领取签收册

30 年

6

毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料

30 年

7

所有归档文件材料的电子版，相关工作过程中产生的有参考价值和凭证作用的图片、视频、录音等资料的电子版

永久

JX18 教材（归档单位：教务处）

序号

类目名称

保管期限

1

教材管理材料（教材管理制度；教材选用、报订签收、变更报审材料）

30 年

2

学校自编、主编教材

30 年

3

各二级学院各专业使用教材目录

30 年

4

学校自编、主编教学指导书、实习指导书和习题集

30 年

5

其他有保存价值的自编参考资料

10 年

6

所有归档文件材料的电子版，相关工作过程中产生的有参考价值和凭证作用的图片、视频、录音等资料的电子版

永久

JX19 继续教育教学管理（归档单位：继续教育学院）

序号

类目名称

保管期限

1

毕业生名册、毕业证与学位证领取表、代领委托书

永久

2

招生计划、规定、生源计划及上级批复

30年

3

报名收费明细表（电子版）

30年

4

培训班学员名册、各专业学生入学名册及招生录取标准分数线（电子版）

30年

5

课程安排（教学辅导计划表、安排表）（电子版）

30年

6

招生宣传资料（电子版）

30年

7

学生考籍变更材料汇总表（转免考、注销）（电子版）

30年

8

自考各批次校考成绩表（电子版）

10年

9

所有归档文件材料的电子版，相关工作过程中产生的有参考价值和凭证作用的图片、视频、录音等资料的电子版

永久

五、科研类 KY（归档单位：教务处）

KY11 综合

序号

类目名称

保管期限

1

科研行政管理文件材料

30 年

2

科研计划管理文件材料

30 年

3

科研成果管理文件材料

30 年

4

科研经费管理文件材料

30 年

5

申报科学基金及有关批复

30 年

6

科研论文及统计材料

30 年

7

学会工作(学术活动)材料

10 年

8

所有归档文件材料的电子版，相关工作过程中产生的有参考价值和凭证作用的图片、视频、录音等资料的电子版

永久

KY12-1 科研项目

序号

类目名称

保管期限

1

科研成果获奖材料（奖状、奖章、证书）原件或复印件

永久

2

专利证书原件或影印件

永久

3

校级科研项目（课题）申请书、批准通知书、开题报告、开题研究计划设计、责任书、合同（协议）书、经费预算书、结题报告、结题单、结题佐证材料、专家评审意见、课题工作总结

30 年

4

校级科研项目（课题）申请书、批准通知书、责任书、合同（协议）书、经费预算书、结题证书、结题佐证材料、专家评审意见、课题工作总结

30年

5

所有归档文件材料的电子版，相关工作过程中产生的有参考价值和凭证作用的图片、视频、录音等资料的电子版

永久

KY12-2 申报奖励阶段

序号

类目名称

保管期限

1

科研成果登记表

永久

2

科研成果报告表

永久

3

科研成果奖励申报与审批材料

永久

4

科研成果获奖材料（奖状、奖章、证书）原件或影印件

永久

5

专利申请书或证书原件或影印件

永久

所有归档文件材料的电子版，相关工作过程中产生的有参考价值和凭证作用的图片、视频、录音等资料的电子版

永久

6

 KY12-3 推广应用阶段

序号

类目名称

保管期限

1

转让合同、协议书

永久

2

生产定型鉴定材料

永久

3

对外学术交流材料

30 年

4

推广应用方案及实施情况

30 年

5

扩大试生产的设计文件、工艺文件

30 年

6

成果宣传报导材料

10 年

7

成果被引用或投产后反馈意见

10 年

8

所有归档文件材料的电子版，相关工作过程中产生的有参考价值和凭证作用的图片、视频、录音等资料的电子版

永久

六、基本建设类 JJ（归档单位：基建处）

JJ11 综合

序号

类目名称

保管期限

1

基建工作年度（季度）总结、统计报表

永久

2

全校性总体规划、设计总平面图

永久

3

总水、电、气管道分布图

永久

4

地质勘探、地形测量材料

永久

5

上级有关基本建设工作的文件（针对本校的，为永久保存）

30 年

6

基建工作计划、总结、简报

30 年

7

所有归档文件材料的电子版，相关工作过程中产生的有参考价值和凭证作用的图片、视频、录音等资料的电子版

永久

JJ12-1 基建项目设计基础

序号

类目名称

保管期限

1

工程地质、水文设计、勘察设计及报告、地质图、勘察记录、化验试验报告、重要土、岩样及说明

永久

2

水文、气象、地震等其它设计基础材料

永久

3

所有归档文件材料的电子版，相关工作过程中产生的有参考价值和凭证作用的图片、视频、录音等资料的电子版

永久

JJ12-2 基建项目设计文件

序号

类目名称

保管期限

1

施工图设计

10 年

2

设计计算书

30 年

3

所有归档文件材料的电子版，相关工作过程中产生的有参考价值和凭证作用的图片、视频、录音等资料的电子版

永久

JJ12-3 基建项目施工

序号

类目名称

保管期限

1

土地施工文件

（1）开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要

10 年

（2）施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺

30 年

（3）原材料及构件出厂证明、质量鉴定

30 年

（4）建筑材料实验报告

30 年

（5）设计变更、工程更改洽商、材料仿用核定审批

永久

（6）土建施工定位测量地质勘察

永久

（7）土、岩试验报告、基础处理、基础工程施工图

永久

（8）隐蔽工程验收记录

永久

（9）工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告

永久

（10）分项、分单位工程抽量检查、评定

永久

（11）交工验收记录证明

30 年

（12）竣工报告、竣工验收报告

30 年

2

设备及管线安装施工文件

（1）开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要

10 年

（2）设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批

30 年

（3）焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录

30 年

（4）隐蔽工程检查验收记录

30 年

（5）强度、密闭性试验报告

30 年

（6）设备调试记录

10 年

（7）施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告

30 年

（8）系统调试、实验记录

30 年

（9）管线清洗、通水、清毒记录

10 年

（10）管线标高位置、坡度测量记录

30 年

（11）中间交工验收记录证明，工程质量评定

30 年

（12）竣工报告、竣工验收报告

30 年

3

电气、仪表安装施工文件

10 年

（1）开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审

（2）设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批

30 年

（3）调试、整定记录

30 年

（4）性能测试和校核

30 年

（5）施工安装记录，质量检查评定，事故处理报告

30 年

（6）操作、联动试验

10 年

（7）电气装置交接记录

10 年

（8）中间交工验收记录、工程质量评定

30 年

（9）竣工报告、竣工验收报告

30 年

4

所有归档文件材料的电子版，相关工作过程中产生的有参考价值和凭证作用的图片、视频、录音等资料的电子版

永久

JJ12-4 基建项目竣工验收

序号

类目名称

保管期限

1

竣工验收报告

永久

2

全部竣工图纸

永久

3

所有归档文件材料的电子版，相关工作过程中产生的有参考价值和凭证作用的图片、视频、录音等资料的电子版

永久

                   七、仪器设备类（归档单位：图文信息中心）           

SB11 综合

序号

类目名称

保管期限

1

上级有关仪器、设备的政策、业务管理工作文件

30 年

2

本校仪器、设备管理的规章制度

30 年

3

设备工作计划、报告、总结、调查材料

30 年

4

本校仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案

30 年

5

本校仪器、设备移交清册及设备仪器报废，调拨报告和批复

30 年

6

本校有关仪器、设备业务工作的综合性统计材料

30 年

7

所有归档文件材料的电子版，相关工作过程中产生的有参考价值和凭证作用的图片、视频、录音等资料的电子版

永久

SB12 ～n 仪器设备项目

序号

类目名称

保管期限

1

申购报告、计划、论证报告（论证会文件、记录等）（涉及招标的项目，须归档相应的招标申请、批复，开标、评标、定标过程中产生的文件材料）

30 年

2

上级或主管领导批复和准购批示

30 年

3

定购合同（复印件）和会谈纪要、记录等

30 年

4

进口设备过程中有关的技术商务文件

30 年

5

开箱记录及装箱单

30 年

6

安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单

30 年

7

验收报告及文件材料

30 年

8

索赔来往函件及结果文件

30 年

9

所有归档文件材料的电子版，相关工作过程中产生的有参考价值和凭证作用的图片、视频、录音等资料的电子版

永久

八、出版物类 CB（归档单位：各二级单位）

CB11 综合

序号

类目名称

保管期限

1

本校编辑出版工作规划、计划、报告、总结、简报和重要会议记录

永久

2

本校编辑出版工作规章制度、统计报表

永久

3

上级有关编辑出版工作的文件

30 年

4

上级召开的编辑出版工作会议文件

10 年

5

编辑出版部门管理形成的文件材料

10 年

6

所有归档文件材料的电子版，相关工作过程中产生的有参考价值和凭证作用的图片、视频、录音等资料的电子版

永久

CB12～n 出版物项目

序号

类目名称

保管期限

1

出版通知单、书刊、音像出版物样品

永久

2

获奖或受查处情况的文件材料

永久

3

编辑出版合同、协议书

30 年

5

出版请示和批复

30 年

6

原稿（含照片、手迹原件）或复制件（退还作者应有原稿签收单）

30 年

7

各级审稿单或历次审稿意见与作者的来往信件

30 年

8

封面设计图样

10 年

9

出版发行记录，发稿后的变动情况，稿酬、版税通知单

10 年

10

有参考价值的读者来信、重要评论

10 年

11

再版修改意见

10 年

12

所有归档文件材料的电子版，相关工作过程中产生的有参考价值和凭证作用的图片、视频、录音等资料的电子版

永久

                    九、外事类 WS（归档单位：国际教育学院）

WS11 综合

序号

类目名称

保管期限

1

外事工作统计报表等

永久

2

本校外事工作规章制度、计划、总结、简报等

30 年

3

上级关于外事工作的文件材料

30 年

4

外事工作会议材料

30 年

5

所有归档文件材料的电子版，相关工作过程中产生的有参考价值和凭证作用的图片、视频、录音等资料的电子版

永久

WS12 出国（境）

序号

类目名称

保管期限

1

出国（境）进修、留学取得学位及研究成果论文和各类证书（影印件）

永久

2

出国（境）人员考察、访问材料

30 年

3

国际比赛、竞赛

30 年

4

所有归档文件材料的电子版，相关工作过程中产生的有参考价值和凭证作用的图片、视频、录音等资料的电子版

永久

WS13 来校

序号

类目名称

保管期限

1

外籍教师、专家、学者及友好人士来院讲学的讲稿、教材等材料

永久

2

外国党政官员、各界人士来院参加访问的文件材料

30 年

3

所有归档文件材料的电子版，相关工作过程中产生的有参考价值和凭证作用的图片、视频、录音等资料的电子版

永久

WS14 国际合作与会议

序号

类目名称

保管期限

1

中外合作校际交流协议、合同、项目纪要材料、备忘录

永久

2

双方互赠的礼品、纪念品

30 年

3

所有归档文件材料的电子版，相关工作过程中产生的有参考价值和凭证作用的图片、视频、录音等资料的电子版

永久

十、财会类 CK（归档单位：财务处）

CK11 综合

序号

类目名称

保管

1

上级有关财务会计工作的文件材料

永久

2

本校财务管理规定、计划、总结、请示、批复等文件

30 年

3

会计档案移交清册

30 年

4

有关财务管理方面的其他文件材料

10 年

5

财会档案移交保管清册

永久

CK12 会计报表

序号

类目名称

保管期限

1

决算报表（含基建综合决算）

永久

2

年度以上规划表、分配计划、测算表

30 年

3

年度以上各种统计报表（含工资报表）

30 年

4

预算会计报表

10 年

5

季度以下各种报表、报告

10 年

CK13 会计账簿

序号

类目名称

保管期限

1

涉及外事会计账簿

永久

2

总账

30 年

4

预算外账簿（含明细账、分户或登记账）

30 年

5

学校专项基金账簿

30 年

6

日记账

30 年

其中：现金、银行存款日记账

7

固定资产明细账（卡片）

10 年

（固定资产报废清理后保管 5 年）

CK14 会计凭证

序号

类目名称

保管期限

1

涉及外事会计账簿

永久

2

总账

30 年

4

预算外账簿（含明细账、分户或登记账）

30 年

5

学校专项基金账簿

30 年

6

日记账

30 年

其中：现金、银行存款日记账

CK15 工资清册

序号

类目名称

保管期限

1

工资发放名册、卡片

永久

2

各种奖金、奖学金、贷学金、助学金、名册、卡片等

10 年

十一、招采类ZC（归档单位：招标采购办公室）

ZC11基建招标

序号

类目名称

保管期限

1

招标申请及批复；

30年

2

开标、评标、定标过程中产生的文件

30年

3

合同和会谈纪要、记录等

30年

ZC12后勤招标（大批量物资、计算机等）

序号

类目名称

保管期限

1

申购报告、计划、调研论证报告（论证会文件、记录等）

30年

2

上级或主管领导批复和准购批示

30年

3

开标、评标、定标过程中产生的文件

30年

4

定购合同和会谈纪要、记录等

30年

ZC13实验招标（实验项目）

序号

类目名称

保管期限

1

申购报告、计划、调研论证报告（论证会文件、记录等）

30年

2

上级或主管领导批复和准购批示

30年

3

开标、评标、定标过程中产生的文件

30年

4

定购合同和会谈纪要、记录等

30年

ZC14教学招标（教材、图书等项目）

序号

类目名称

保管期限

1

申购报告、计划、调研论证报告（论证会文件、记录等）

30年

2

上级或主管领导批复和准购批示

30年

3

开标、评标、定标过程中产生的文件

30年

4

订购合同和会谈纪要、记录等

30年

十二、声像类载体 SX（归档单位：各二级单位）

SX11 照片

永久

SX12 录音带

永久

SX13 录像带

永久

SX14 幻灯片

永久

SX15 磁盘

永久

SX16 影视胶片

永久

SX17缩微胶片

永久

SX18 光盘

永久

十三、实物类载体 SW（归档单位：各二级单位）

SW11 证照

永久

SW12 奖状、奖牌、奖品

永久

SW13 锦旗

永久

SW14 过期印章

永久

SW15 礼品、赠品

永久

SW16 其他

永久